Gestione protocollo
Soluzioni software
“Concepito con lo spirito di innalzare sempre di più gli standard qualitativi di funzionamento, offrendo ai clienti le migliori soluzioni informatiche per arrivare nel più breve tempo possibile ai criteri di “efficienza, efficacia, economicità e trasparenza dell’azione amministrativa a favore dei cittadini e delle imprese”.
SMISTARE
Dite addio ai box della corrispondenza sulle vostre scrivanie. Grazie alla Gestione Protocollo tutte le lettere in entrata ed in uscita saranno trasmesse in tempo reale agli uffici e alle persone designate senza passaggio di carte, con un notevole risparmio economico e di tempo.
ORGANIZZARE
Catalogare e memorizzare tutta la corrispondenza in entrata ed in uscita dai vostri uffici. Con la gestione protocollo informatico potrete organizzare tutti i vostri documenti, fascicolarli ed inserirli nel titolario.
COLLABORAZIONE
Lo scambio dei dati è fondamentale. In quest’ottica tutti i prodotti godono dell’integrazione con la Gestione Documentale che rende disponibili tutti i documenti prodotti all’interno della struttura aziendale disponibili sempre disponibili all’utente.
Funzioni principali
E’ possibile suddividere i documenti in titolari e organizzarli in fascicoli.
Le funzioni di smistamento e di assegnazione sono completamente personalizzabili dall’utente che potrà decidere ed organizzare tutti gli uffici periferici, destinatari e supervisori.
E’ possibile anche gestire diverse postazioni di protocollo periferiche attraverso internet al fine di centralizzare e rendere disponibile tutta la corrispondenza all’intera struttura aziendale.
Gestione e organizzazione dei documenti
Gestione del percorso ufficiale del documento: apposizione del numero di protocollo
Consultazione e presa in consegna, assegnazione e gestione del Titolario
Ricerca e visualizzazione dei documenti
Acquisizione
Acquisizione allegati a mezzo scanner o per importazione di file di qualsiasi formato
Informazioni sui documenti
Stampa etichette e nel caso anche indirizzi dei destinatari
Gestione delle autorizzazione
Autorizzazioni sui documenti per utenti e/o uffici
Smistamento
Smistamento della corrispondenza verso gli uffici periferici
Ricerca (anche con modalità FullText) e visualizzazione dei documenti
Firma elettronica dei documenti
Gestione della Firma Digitale da apporre ai documenti ufficiali
Gestione Protocollo è una procedura per la gestione del protocollo informatico in base ai criteri esposti del DPCM 3/12/2013.
Questa procedura offre numerose potenzialità nella gestione del protocollo informatico, seguendo l’utente passo passo dall’acquisizione all’assegnazione.
Integrazione
Questa procedura, nasce con funzioni tali da poter essere facilmente integrata ad altre procedure (anche di terze parti) con semplici moduli di richiamo dei documenti collegati a specifiche funzioni o campi.
Questa funzionalità è particolarmente interessante nel caso si attuino metodologie di attività in “telelavoro” per le quali è importante avere sempre a disposizioni tutte le risorse informative, come se si fosse fisicamente presenti sul posto di lavoro dell’Ente/Azienda.
Privacy & Sicurezza
Particolare attenzione è stata riservata alla security ed alla privacy dell’intera base dati documentale.
L’architettura del prodotto è basata su opportune autorizzazioni di accesso, che permette di creare una rete virtuale di scambio e condivisione della corrispondenza in entrata e in uscita.
Integrazione con la gestione documentale
Ci piace sottolineare la profonda sinergia che abbiamo realizzato con la nostra procedura di Gestione Documentale.
Al momento dell’acquisizione di un documento da Gestione Protocollo, lo stesso sarà potenzialmente disponibile in Gestione Documentale senza particolari accorgimenti in quanto vengono delegate a specifiche funzioni automatiche i percorsi di archiviazione e le titolarità dei documenti.
Altre funzionalità…
RICERCHE FULLTEXT
Sappiamo che la quantità di documenti prodotti all’interno di una struttura aziendale non è indifferente. Per questo abbiamo pensato che il modo migliore di cercare e trovare un documento non può essere solo quello di cercarne il nome.
Su questa base abbiamo integrato al meglio uno strumento per noi fondamentale: la ricerca FullText. In questo modo potrete trovare qualsiasi documento, anche se non ne ricordate il nome, grazie al suo contenuto. Potrete ricercare così all’interno del documento parole chiavi o parti di testo che ricordate, risparmiando così tempo prezioso.
INTEGRAZIONE CON MICROSOFT OFFICE
L’esportazione, la modifica e la condivisione di un documento diventa così più semplice grazie all’utilizzo di strumenti appositamente realizzati.
Grazie a dei plugin è possibile interagire con la procedura di Gestione Documentale direttamente all’interno dei prodotti Microsoft Office®. Che si tratti di un file Excel® o Word®, che si tratti di una mail o solo di un allegato della mail, è possibile con un semplice “click” esportare il documento all’interno della nostra procedura. In questo modo il documento diverrà immediatamente una risorsa disponibile e condivisibile all’interno della vostra struttura aziendale.