Gestione documentale
Soluzioni software
Una vera e propria scrivania virtuale a tua disposizione.
Potrai conservare tutti i tuoi documenti, organizzarli in cartelle e condividerli. Inoltre avrete la possibilità di visionarli ovunque, sia se vi trovate a lavorare dal computer della vostra stanza, sia se vi trovate dal computer di un vostro collega. Basterà identificarvi e tutto il vostro desktop sarà a portata di un “click”.
ORGANIZZARE IL LAVORO
Catalogare tutti i vostri documenti in cartelle virtuali come se lavoraste nella vostra cartella dei documenti.
CONDIVIDI SOLO QUELLO CHE VUOI
Puoi caricare tutti i tuoi documenti per averli sempre disponibili e condividere con i tuoi collaboratori solo quelli necessari. Puoi decidere di far vedere solo determinati documenti e scegliere se concedergli la possibilità di modificarli.
COLLABORAZIONE
Lo scambio dei dati è fondamentale. In quest’ottica tutti i prodotti godono dell’integrazione con la Gestione Documentale che rende disponibili tutti i documenti prodotti all’interno della struttura aziendale disponibili sempre disponibili all’utente.
Funzioni principali
Gestione Documentale è una procedura per la gestione condivisa di tutto il patrimonio delle informazioni posseduta da qualsiasi organizzazione pubblico o privata in qualsiasi modo inizialmente disponibile (cartaceo, documenti digitali di qualsiasi formato, files audio, files video, files prodotti da altre procedure, ecc.).
L’architettura del prodotto è basata su opportune autorizzazioni di accesso, che permette di creare una rete virtuale di scambio e condivisione di documentazione.
Gestione e organizzazione dei documenti
Creazione e modifica di documenti digitali a partire da un originale cartaceo con funzione di scansione degli allegati al documento. Organizzazione dei documenti in cartelle e sottocartelle a n-livelli.
Acquisizione
Acquisizione nella base dati documentale di documenti in formato elettronico e di files di qualsiasi estensione già disponibile sulla macchina dell’Utente.
Informazioni aggiuntive sui documenti
Gestione degli attributi (dati peculiari per identificare specifiche informazioni) per selezionare specifiche ricerche.
Gestione delle autorizzazione
Autorizzazioni sui documenti per utenti e gruppi di utenti
Smistamento
Trasferimento di documenti tra i vari utenti o uffici
Ricerca (anche con modalità FullText) e visualizzazione dei documenti
Firma elettronica dei documenti
Gestione Documentale è una procedura per la gestione condivisa di tutto il patrimonio delle informazioni.
L’architettura del prodotto è basata su opportune autorizzazioni di accesso, che permette di creare una rete virtuale di scambio e condivisione di documentazione.
Integrazione
Questa procedura, nasce con funzioni tali da poter essere facilmente integrata ad altre procedure (anche di terze parti) con semplici moduli di richiamo dei documenti collegati a specifiche funzioni o campi.
Questa funzionalità è particolarmente interessante nel caso si attuino metodologie di attività in “telelavoro” per le quali è importante avere sempre a disposizioni tutte le risorse informative, come se si fosse fisicamente presenti sul posto di lavoro dell’Ente/Azienda.
Privacy & Sicurezza
Particolare attenzione è stata riservata alla security ed alla privacy dell’intera base dati documentale. Ogni singolo documento ha un singolo “proprietario” E’ solo lui che può concedere le modalità di accesso al documento e chi riceve le autorizzazioni le può a sua volta trasmettere, ma solo con limitazioni non inferiori.
Integrazione con il protocollo informatico
Ci piace sottolineare la profonda sinergia che abbiamo realizzato con la nostra procedura di Protocollo Informatico.
Al momento dell’acquisizione di un documento da Gestione Protocollo, lo stesso sarà potenzialmente disponibile in Gestione Documentale senza particolari accorgimenti in quanto vengono delegate a specifiche funzioni automatiche i percorsi di archiviazione e le titolarità dei documenti.
Altre funzionalità…
RICERCHE FULLTEXT
Sappiamo che la quantità di documenti prodotti all’interno di una struttura aziendale non è indifferente. Per questo abbiamo pensato che il modo migliore di cercare e trovare un documento non può essere solo quello di cercarne il nome.
Su questa base abbiamo integrato al meglio uno strumento per noi fondamentale: la ricerca FullText. In questo modo potrete trovare qualsiasi documento, anche se non ne ricordate il nome, grazie al suo contenuto. Potrete ricercare così all’interno del documento parole chiavi o parti di testo che ricordate, risparmiando così tempo prezioso.
INTEGRAZIONE CON MICROSOFT OFFICE
L’esportazione, la modifica e la condivisione di un documento diventa è più semplice grazie all’utilizzo di strumenti appositamente realizzati.
Grazie a dei plugin è possibile interagire con la procedura di Gestione Documentale direttamente all’interno dei prodotti Microsoft Office®. Che si tratti di un file Excel® o Word®, che si tratti di una mail o solo di un allegato della mail, è possibile con un semplice “click” esportare il documento all’interno della nostra procedura. In questo modo il documento diverrà immediatamente una risorsa disponibile e condivisibile all’interno della vostra struttura aziendale.