Funzionalità

 

Gestione Documentale è una procedura per la gestione condivisa di tutto il patrimonio delle informazioni posseduta da qualsiasi organizzazione pubblico o privata in qualsiasi modo inizialmente disponibile (cartaceo, documenti digitali di qualsiasi formato, files audio, files video, files prodotti da altre procedure, ecc.).

L’architettura del prodotto è basata su opportune autorizzazioni di accesso, che permette di creare una rete virtuale di scambio e condivisione di documentazione.

Questa procedura, nasce con funzioni tali da poter essere facilmente integrata ad altre procedure (anche di terze parti) con semplici moduli di richiamo dei documenti collegati a specifiche funzioni o campi.

Questa funzionalità è particolarmente interessante nel caso si attuino metodologie di attività in “telelavoro” per le quali è importante avere sempre a disposizioni tutte le risorse informative, come se si fosse fisicamente presenti sul posto di lavoro dell’Ente/Azienda.

Particolare attenzione è stata riservata alla security ed alla privacy dell’intera base dati documentale. Ogni singolo documento ha un singolo “proprietario” E’ solo lui che può concedere le modalità di accesso al documento e chi riceve le autorizzazioni le può a sua volta trasmettere, ma solo con limitazioni non inferiori.

Ci piace sottolineare la profonda sinergia che abbiamo realizzato con la nostra procedura di Protocollo Informatico.

Al momento dell’acquisizione di un documento da Gestione Protocollo, lo stesso sarà potenzialmente disponibile in Gestione Documentale senza particolari accorgimenti in quanto vengono delegate a specifiche funzioni automatiche i percorsi di archiviazione e le titolarità dei documenti.

 

Principali Funzioni

  • Creazione e modifica di documenti digitali a partire da un originale cartaceo con funzione di scansione degli allegati al documento.
  • Acquisizione nella base dati documentale di documenti in formato elettronico e di files di qualsiasi estensione già disponibile sulla macchina dell’Utente.
  • Organizzazione dei documenti in cartelle e sottocartelle a n-livelli.
  • Gestione degli attributi (dati peculiari per identificare specifiche informazioni) per selezionare specifiche ricerche.
  • Autorizzazioni sui documenti per utenti e gruppi di utenti
  • Smistamento e trasferimento di documenti tra i vari utenti o uffici
  • Ricerca (anche con modalità FullText) e visualizzazione dei documenti
  • Firma digitale

 

Ricerche FullText

Sappiamo che la quantità di documenti prodotti all'interno di una struttura aziendale non è indifferente. Per questo abbiamo pensato che il modo migliore di cercare e trovare un documento non può essere solo quello di cercarne il nome. Su questa base abbiamo integrato al meglio uno strumento per noi fondamentale: la ricerca FullText. In questo modo potrete trovare qualsiasi documento, anche se non ne ricordate il nome, grazie al suo contenuto. Potrete ricercare così all'interno del documento parole chiavi o parti di testo che ricordate, risparmiando così tempo prezioso.

 

Integrazione

IntegrazioneUna delle caratteristiche peculiari della Gestione Documentale è la possibilità di integrazione e interazione con altri prodotti che non appartengono alla Suite Coelda.NET.

L'esportazione, la modifica e la condivisione di un documento diventa così più semplice grazie all'utilizzo di strumenti appositamente realizzati.

Grazie a dei pluging è possibile interaggire con la procedura di Gestione Documentale direttamente all'interno dei prodotti Microsoft Office®*. Che si tratti du un file Excel® o Word®, che si tratti di una mail o solo di un allegato della mail, è possibile con un semplice "click" esportare il documento all'interno della nostra procedura. In questo modo il documento diverrà immediatamente una risorsa disponibile e condivisibile all'interno della vostra struttura aziendale.

Se invece non utilizzate solo Office® ma anche altri software la procedura si integrerà ugualmente. Infatti grazie all'ausilio di una stampante virtuale che potrà essere installata a parte sarà possibile esportare documenti da qualsiasi programma in grado di generare una stampa. In questo modo qualsiasi documento prodotto sarà condivisibile da qualsiasi procedura voi utiliziate.

 

Screenshots

             

 

*Per usufruire dei componenti aggiuntivi è necessario avere installata la versione 2007 o superiore.

Sicurezza Personale

SoftwareKEYL’accesso ai software Coelda .NET è caratterizzato da elevate misure di sicurezza.
Oltre all’immissione dei normali dati di autenticazione è necessario che sia inserita nella porta USB del computer uno speciale dispositivo di identificazione.

Tecnologia Microsoft Framework

Questo prodotto è sviluppato con la tecnologia .NET di Microsoft.Microsoft.NET
Microsoft .NET Framework 4 è un modello di programmazione completo e uniforme per la compilazione di applicazioni in grado di offrire all'utente un'esperienza visiva sorprendente, comunicazioni sicure e senza problemi e modellazione di un'ampia varietà di processi aziendali.

Assistenza e Supporto Clienti

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